AVG VERKLARING

 

 

Privacy Reglement Persoonsgegevens,
gebaseerd op de Wet Algemene Verordening Gegevensbeheer

 

In dit reglement is vastgelegd hoe het bestuur en werknemers van de Stichting Dordrechts Dierentehuis en de Stichting Dierenambulance Louterbloemen omgaan met de aan hun verstrekte persoonsgegevens van medewerkers, vrijwilligers, donateurs, adoptanten, pensionklanten, participanten en stagiaires.

 

Dierentehuis Louterbloemen hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Met dit Privacy Reglement willen wij heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. De stichtingen houden zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

 

  • Persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. De betreffende doeleinden en het type persoonsgegevens zijn beschreven in dit privacy reglement;

  • Verwerking van persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;

  • Uitdrukkelijk vragen om toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens;

  • Passende technische en/of organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de verwerking van persoonsgegevens gewaarborgd is;

  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;

  • Op de hoogte zijn van rechten omtrent de persoonsgegevens van medewerkers en vrijwilligers, hen hier op willen wijzen en deze respecteren.

De stichtingen zijn verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens. Indien men na het doornemen van dit privacy reglement of in algemene zin hierover vragen heeft kan men contact met opnemen via info@louterbloemen.nl.

 

1. Begrippen

  • Het Bestuur bestaat uit personen die zijn gekozen en daadwerkelijk zijn ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

  • Onder Stichtingen wordt verstaan de Stichting Dordrechts Dierentehuis en de Stichting Dierenambulance Louterbloemen zoals omschreven in hun Statuten.

  • De Beheerder is de door het bestuur aangestelde manager van het Dierentehuis en de Dierenambulance.

 

 2. Persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden digitaal in een bestand opgeslagen met behulp van Nomadesk. De betreffende computers zijn beveiligd met een wachtwoord en een virusscanner. Er wordt een back up gemaakt van de gegevens. De persoonsgegevens op papier worden in een kast bewaart die kan worden afgesloten. Deze kast is alleen toegankelijk voor diegenen die zijn toegewezen door de beheerder. De beheerder beheert de persoonsgegevens, is eindverantwoordelijk voor naleving van dit regelement en legt verantwoording af aan het bestuur. Het staat de beheerder vrij om taken m.b.t. het beheer van persoonsgegevens aan medewerkers te delegeren.

Persoonsgegevens kunnen door de stichtingen worden verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden:

  • Versturen van nieuwsbrieven

  • Versturen van mails

  • Versturen van berichten of apps

  • Ziekmeldregistratie

  • Financiële administratie

  • Facturatie participatie deelnemers

  • Automatisch incasso donateurs

  • Versturen van verjaardagskaarten

  • Nazorg adoptanten

  • Registratie pensiongegevens

  • Versturen feedback

  • Registratie chip

  • Afhandeling meldingen dierenambulance

 

Voor de bovenstaande doeleinden kunnen wij de volgende persoonsgegevens van medewerkers en vrijwilligers vragen:

  • Voornaam

  • Tussenvoegsel

  • Achternaam

  • Adresgegevens

  • Geboortedatum

  • Telefoonnummer

  • E-mailadres

  • IBAN en BIC nummer (Bankrekeningnummer voor automatisch incasso en vrijwilligersbijdrage)

  • Medische gegevens (in geval van nood op de dierenambulance)

  • Kopie van je legitimatie (rijbewijs voor op de dierenambulance, verzekering)

  • Situatie thuis in geval van gastgezin

  • Pasfoto (pasjes voor vrijwilligers dierenambulance en nazorg)

 

3. Verstrekking aan derden

De persoonsgegevens die wij beheren, kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.

De stichtingen zullen nooit persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen waarmee we geen verwerker overeenkomst hebben afgesloten. Met deze derde partijen (verwerkers) maken wij hierin uiteraard de nodige afspraken om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen. Verder zullen wij verstrekte gegevens niet aan andere partijen verstrekken, tenzij dit wettelijk verplicht is. Een voorbeeld hiervan is dat de politie in het kader van een onderzoek (persoons)gegevens bij ons opvraagt. In een dergelijk geval dienen wij medewerking te verlenen en zijn dan ook verplicht deze gegevens af te geven. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden met uitdrukkelijke schriftelijke toestemming van betrokkene(n).

 
4. Bewaartermijn

De stichtingen bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist. Bij het opzeggen van de vrijwilligersovereenkomst, donateurschap of andere verbondenheid aan de stichtingen zullen wij gegevens (na maximaal 5 jaar) zowel digitaal als op papier uit ons systeem verwijderen tenzij men op een andere manier verbonden wil blijven met het dierentehuis en/of -ambulance.

 

5. Rechten omtrent gegevens

Medewerkers en vrijwilligers hebben recht op inzage, rectificatie of verwijdering van hun persoonsgegevens die wij in beheer hebben. Tevens kan men bezwaar maken tegen de verwerking van persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door een van onze medewerkers. Ook heeft men het recht de verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan zichzelf of direct aan een andere partij indien gewenst. Wij kunnen vragen om een legitimatie voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Voor het stellen van vragen, doorgeven van wijzigingen, opzeggen van donateurschap of een klacht over de verwerking van persoonsgegevens kan men contact opnemen met info@louterbloemen.nl of per telefoon 078-6137902. Men heeft altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit is de toezichthouder autoriteit op het gebied van privacy.

 

6. Vrijwilligersovereenkomst/ donateur automatisch incasso

Indien men als vrijwilliger bij de stichtingen aan de slag wil gaan, zal men een vrijwilligersovereenkomst moeten invullen en ondertekenen. Door het ondertekenen gaat de vrijwilliger akkoord met het privacy beleid van het dierentehuis c.q. dierenambulance en met het verwerken en opslaan van de persoonlijke gegevens genoemd onder punt 2. Aan de vrijwilliger zal een exemplaar van dit privacy reglement worden uitgereikt. Dit geldt ook wanneer men zich inschrijft voor de nieuwsbrief of voor donateurschap middels automatisch incasso.

 

7. Foto’s en beeldmateriaal

Tijdens de activiteiten van de vrijwilliger of donateur of tijdens bijzondere evenementen kunnen foto’s worden gemaakt. Deze foto’s kunnen eventueel worden gebruikt voor de nieuwsbrief of op sociale media als Facebook en Twitter.

 

Indien men hier bezwaar tegen heeft, zullen deze foto’s niet worden gebruikt. De betrokkene verleent bij voorbaat toestemming aan de stichtingen voor openbaarmaking van tijdens of rond activiteiten gemaakte foto’s en/of beeldmateriaal waarop de betrokkene zichtbaar is.

 

8. Beveiliging

De stichtingen hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking.

We hebben hiervoor de volgende maatregelen genomen:

 

Alle personen die namens de stichtingen kennis kunnen nemen van persoonsgegevens zijn gehouden aan geheimhouding daarvan.

 

We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al onze systemen.

 

We testen en evalueren onze maatregelen.

 

Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming persoonsgegevens.

 

Bij een eventueel datalek zal de beheerder dit binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

 

Indien blijkt dat alleen gegevens zijn gelekt die slechts geringe kans geven op
  schending van rechten van betrokkenen, zal de Autoriteit Persoonsgegevens
  niet in kennis worden gesteld. Dit ter beoordeling van de beheerder.

 

Dordrecht, mei 2018